استخدام کارمند امور اداری و شرح وظایف کارمند امور اداری

معرفی :

کارمند امور اداری کسی است که بتواند از عهده اخذ مدارک استخدام نیروی انسانی تشکیل پرونده های مربوطه و معرفی آن به واحدهای مختلف انجام مکاتبات اداری و صدور احکام مختلف مربوطه و همکاری با واحدهای امور اداری برآید.

نمونه وظایف :

1. شناسایی اصول تنظیم مستندات استخدام و اخذ تاییدات داخلی تا مرحله استخدام
2. شناسایی اصول صدور حکم براساس ضوابط
3. شناسایی اصول صدور کارت و اوراق شناسایی
4. شناسایی اصول ارسال احکام نیروی انسانی به واحدهای مربوطه
5. شناسایی اصول پیگیری امکانات کاری و رفاهی مستخدم
6. شناسایی اصول ثبت و منظور کردن مستخدم در چارت سازمانی
7. شناسایی اصول انجام تشریفات لازم برای معرفی نیروی انسانی به واحد مربوطه
8. توانایی انجام تشریفات استخدام نیروی انسانی
9. آشنایی با مراکز استخدام کشوری و تامین اجتماعی و مقررات و آیین نامه های مربوطه
10. شناسایی مدارک مورد نیاز استخدام نیروی انسانی
11. شناسایی مقررات جاری سیستم درخصوص استخدام نیروی انسانی
12. شناسایی مراحل استخدام بعد از دریافت مدارک
13. شناسایی اصول بررسی مدارک متقاضی استخدام و تشکیل پرونده موقت
14. شناسایی اصول معرفی نیروی انسانی به تشخیص هویت و آزمایشگاههای پزشکی و بهداشتی
15. شناسایی اصول بررس نتایج آزمایشات و اوراق عدم سوء پیشینه
16. توانایی تشخیص عوامل موثر محیط کار
17. آشنایی با عوامل فیزیکی محیط کار
18. آشنایی با عوامل شیمیایی محیط کار
19. آشنایی با عوامل بیولوژیکی محیط کار
20. شناسایی اصول تشخیص عوامل موثر محیط کار
21. توانایی انجام تشریفات استخدام نیروی انسانی
22. توانایی انجام مکاتبات اداری با واحدهای مرتبط داخلی و خارجی سیستم
23. توانایی صدور احکام پرسنلی در مراحل مختلف سیستم اداری
24. توانایی پاسخگویی به نیروی انسانی و راهنمایی آنها در حیطه کاری مربوطه
25. توانایی کنترل مکاتبات جهت ارسال به مسئولین ذیربط
26. توانایی برقراری ارتباط با واحدهای ستاد وصف
27. توانایی اجرای مقررات و آیین نامه های شغلی
28. توانایی تهیه گزارش و ترسیم نمودار فعالیت ها
29. توانایی همکاری با واحدهای مختلف

ابزار و وسایل :

1- کاغذ
2- قلم
3- لوازم التحریر
4- لوازم اداری
5- کتب و جزوات قوانین

شرایط ارتقاء شغل :

کارمند امور اداری با توجه به کار روزمره خود باید نظم، وقت شناسی و دقت عمل را پیشه خود سازد و رعایت امانت را در نامه نگاری ها و نامه های وارده به نحو مطلوب اجرا نماید و در برابر ارباب رجوع محترمانه برخورد نماید و قانون را به طور جدی در همه ابعاد بکار بندد.

ویژگیهای شخصیتی :

در خدمات اداری یکی از عناصر سازنده مجموعه کارهای اداری کارمند امور اداری است. کار در اداره کار در یک مجموعه است که افرادی در کنار یکدیگر اهداف سازمان را پی گیری می کنند و می توانند با عدم مسئولیت پذیری به یکدیگر و به کل مجموعه خسارت وارد کنند. پس بنابراین شما باید مسئولیت پذیر، وقت شناس، حوصله گزارش نویسی و اراسل نامه، مطالعه مستمر و دقیق گزارشات و نامه های ارسالی را داشته باشید.
بعلاوه شما باید وقت شناس و مخاطب شناس خوبی باشید به ارباب رجوع احترام بگذارید و برای کار و وقتش احترام فراوان قائل باشید. و در کوتاه کردن کارهای ارباب رجوع نهایت اهتمام را بورزید.