دانش در یک سازمان عبارت است از واقعیت یا موقعیت دانستن چیزی برای آگاهی و فهم که از طریق تجربه ، مطالعه اکتشاف و ارتباط ذهنی بدست آمده و به شکل های مختلف ثبت شده باشد.مدیریت دانش شامل چندین بخش است که عبارتند از:
۱- خلق وکسب دانش : سازمان باید به خوبی بتواند دانش مورد نیاز خود را شناسایی کند، در صورت لزوم آن را خلق کند، یا اینکه از منابع دانش خارج از سازمان کسب نماید.
۲- ذخیره سازی : دانش خلق شده یا کسب شده، باید با نیازهای شما تطبیق داده شده و به تعبیری، آماده شود و به صورت مناسب ذخیره شود تا در زمان و مکان و شرایط مورد نیاز مورد استفاده قرارگیرد.
۳- انتشار و به اشتراک گذاری : نکته قابل توجه آن است که باید از راکد ماندن دانش جلوگیری کرد زیرا تنها جریان سیال دانش است که می‌تواند چون آب جاری ارزش خود را حفظ کند و زندگی بخش باشد تا هر که تشنه آن است از آن سیراب شود. با توزیع و انتشار و اشتراک گذاری دانش بصورتی روان و سیال در می‌آید و از راکد بودن آن جلوگیری می‌کند.
۴- به کارگیری دانش: بعد از انجام مراحل فوق مدیریت دانش در سطح سازمان پیاده سازی می‌شود و مورد استفاده قرار می‌گیرد.هدف مدیریت دانش: شناسایی، کسب، سازماندهی و ذخیره سازی و اشتراک گذاری دانش مناسب به منظور بهبود و تغییر ادراکات و عملکرد کارکنان سطوح مختلف سازمان در زمان مناسب می باشد که از این طریق می توان ضمن پشتیبانی و کمک به سازمان در حل مسئله، یادگیری پویا، و تصمیم گیری مناسب از خروج دارایی های فکری و ذهنی از سازمان به هنگام ترک عاملان دانش جلوگیری کرد.مدیریت دانش از عناصر مختلفی چون تولید دانش، کسب دانش ، ذخیره سازی دانش و انتقال و به اشتراک گذاری دانش تشکیل یافته است.که انتقال و به اشتراک گذاری دانش بخش مهمی از تصویر بزرگ مدیریت دانش است بنابراین وقتی که بحث انتقال و به اشتراک گذاری دانش مطرح است تصور بر این است که دانش مورد نظر قبلا تولید و کسب شده است و آماده انتقال به دیگران یا به پایگاه های خاص خود جهت بهره برداری توسط افراد در آینده است که این انتقال دانش به شیوه های مختلف می توان اتفاق بیافتد از جمله فرستادن یا قرار دادن اطلاعات و دانش در محلی با استفاده از شبکه های الکترونیکی برای مصرف کنندگان احتمالی و بالقوه ، به اشتراک گذای دانش با افراد نیازمند احتمالی به صورت غیر الکترونیکی انتقال دانش به صورت رو در رو. در هر صورت می توان گفت انتقال دانش عبارت است از حرکت، توزیع و پخش دانش بین افراد و پایگاه های دانش مکانیزه و غیره مکانیزه به صورت دو سویه، که دو نوع راهبرد برای آن قابل تصور است، راهبرد انتقال فرد به اسناد و راهبرد فرد به فرد.انواع دانش به چهار نوع می باشد:
۱٫ دانش نیروی انسانی: دانشی است که در توسط اعضای سازمان به وجود می آید.
۲٫ دانش مکانیزه: دانشی که حامل وظایف ویژه یکپارچه در سخت افزارماشین است، در واقع شامل دانش مربوط به تجهیزات سازمان می‌باشد.
۳٫ دانش مستند: دانشی که به شکل بایگانی، کتاب، سند، دفتر کل، دستورات، نمودارها و… ذخیره می‌شود.
۴٫ دانش خودکار ( اتوماتیک): دانشی است که به طور الکترونیکی ذخیره شده و به وسیله برنامه‌های رایانه‌ای که وظایف خاص را پشتیبانی می‌کند قابل دسترسی می‌باشد.
از سوی دیگر دانش را به دو نوع ضمنی و صریح تقسیم بندی می‌کنند: دانش ضمنی معمولا در قلمرو دانش شخصی، شناختی وتجربی قرار میگیرد. محصول تجربیات افراد می-باشد به همین علت در جایی ثبت نمی‌گردد و با گفتگو، بحث، مشورت و … به اشتراک گذاشته می‌شود.
دانش صریح بیشتر به دانشی اطلاق می‌گردد که جنبه عینی تر عقلانی تر و فنی تر دارد ( داده‌ها، خط مشی‌ها، روش‌ها، نرم افزارها، اسناد و …). دانش صریح به طور معمول قابل ثبت می‌باشد و به صورت مکتوب به راحتی در دسترسی افراد قرار می‌گیرد.اشتراک دانش در تعریفی عام، اشتراک دانش یعنی به اشتراک گذاری اطلاعات مرتبط سازمانی، عقاید و اندیشه ها، پیشنهادها و تجربه های کارکنان سازمان با یکدیگر (Abhishek, 2002).
داونپورت (Davenport, 1997 در Yu, 2004) معتقد است اشتراک دانش در میان کارکنان به معنای دسترس پذیر کردن دانش برای دیگران در سازمان است. این امر، فرایندی است که از آن طریق دانش یک فرد به شکلی که قابل فهم و استفاده برای دیگران است تبدیل می شود. داونپورت به این نکته نیز اشاره می کند که اشتراک دانش یک عمل داوطلبانه است و در واقع متمایز از گزارش دادن روند کاری بر اساس امور و خط مشی های رایج سازمان است. اشتراک دانش دربرگیرنده عملی آگاهانه توسط فرد است که در فعالیتهای مرتبط با تبادل دانش شرکت می کند و هیچ گونه اجباری برای انجام دادن آن نیست.
لی (Lee, 2001 در Sharifuddin & Rowland, 2004) نیز معتقد است که اشتراک دانش فعالیتهای مرتبط با توزیع و انتقال دانش از یک فرد، گروه یا سازمان به دیگری را شامل می شود. در این تعریف ها به تبادل دو جانبه دانش عینی و ذهنی اشاره ای نشده است، در حالیکه دیگر محققان به گونه ای آشکارتر به این نکته توجه کرده اند.
ون دن هوف و دو ریدر (Van den Hoof & Do Reader, 2004) معتقدند در فرایند اشتراک دانش افراد به تبادل دانش خویش (عینی و ذهنی) با یکدیگر پرداخته و دانش جدیدی تولید می کنند.
این فرایند شامل دو مرحله ارائه دانش و دریافت دانش است. آرچویلی و دیگران (Ardichvili, Page & Wenling, 2003) نیز به این نکته اشاره کردند که اشتراک دانش شامل فراهم آوری دانش جدید و تقاضا برای دانش جدید است. ویژگی تعاملی بودن اشتراک دانش و فرایند دوسویه بودن آن مورد تأکید یو (Yu, 2004) نیز قرار گرفته است. وی، نیز بیان می کند که در طی این فرایند از یک سو فراهم کننده دانش، دانش را کدبندی و آن را به صورت نوشتاری یا گفتاری بیان کرده و در اختیار دیگران قرار می دهد و از سوی دیگر بازخوردی که از دیگران دریافت می کند منجر به فهم بهتر و بیشتر وی در رابطه با آن دانش خواهد شد. در واقع در این تبادل دو جانبه فرصت تفکر عمیق تر چون ارزیابی و تحلیل برای آن دانش فراهم می شود (Hendriks,1999; Frappaolo & Capshaw, 1999; Davenport et al., 1998 در King, 2001).
وقتی چیزی منتقل می شود و یا به اشتراک گذاشته می شود فردی آن را از دست می دهد و فردی آن را به دست می آورد. این معادله مربوط به دارایی های فیزیکی و ملموس است که با استفاده ارزیش آنها کم می شود. ولی، دانش با توجه به اینکه دارایی غیرملموس است نه تنها با استفاده ارزش آن کم نمی شود، بلکه افزایش نیز خواهد یافت. در صورتی دانش ارزش خود را از دست می دهد که مورد استفاده قرار نگیرد. در واقع دانش باید به اشتراک گذاشته شود تا ارزشمند باشد و این تنها راهی است که روزآمد نیز باقی می ماند (Allee, 1997 در King, 2001).
بنابراین، اشتراک دانش فرایندی است که از آن طریق افراد به تبادل دوجانبه دانش خویش با یکدیگر پرداخته، دانش فردی به دانش سازمانی تبدیل و به طور بالقوه به وسیله این فرایند فرصت برای یادگیری تجربه های جدید و فرصتی برای تمرین و به اجراگذاشتن تجربه ها، مهارتها و توانایی ها فراهم می شود (Yu, 2004).
یکی از عوامل کلیدی و مهم در مدیریت دانش، توانایی سازمان ها در انتقال و به اشتراک گذاری دانش است.
شیوه های اشتراک دانش و یادگیری میان کارکنان فرایند مدیریت دانش را تسهیل می کند. بدون اشتراک دانش، نمی توان به گونه ای مؤثر مدیریت دانش سازمانی را انجام داد و سازمان کم کم برتری رقابتی خویش را از دست خواهد داد (Sunderasen & Zhang, 2004).
اشتراک دانش به عنوان یک عنصر حیاتی و مهم برای سازمان ها جهت گسترش خدمات یکپارچه، اشتراک منابع و تلاش در جهت ارتقاء یادگیری سازمانی و خلاقیت و نوآوری مطرح شده است (Zhang & Faerman, 2004).
نتایج تحقیقی که گزارش آن در Financial Times منعکس شد (Murray,1999 در Gao, 2004)، نیز آشکار کرد که ۹۴% از کارکنان سازمان های چندملیتی در اروپا معتقدند که پیشبرد موفق مدیریت دانش مستلزم این است که کارکنان آنچه را می دانند با دیگران در سازمان به اشتراک بگذارند.
دانش فردی کارکنان از طریق فرایند اشتراک دانش کم کم تبدیل به دانش سازمانی خواهد شد و این دانش می تواند به طور کارآمد و مؤثری از همین طریق در سطح سازمان توزیع شود و هنگامی که این دانش در دیگر بخشهای سازمان مورد استفاده قرار می گیرد بهبود و ارتقاء عملکرد سازمان را در پی خواهد داشت (O`Dell & Grayson, 1998). افزون بر این، ظرفیت جذب سازمانی به معنای توانایی در درک ارزش، تلفیق و بکاربردن دانش در جهت اهداف سازمانی می تواند از طریق اشتراک دانش در میان کارکنان افزایش یابد. در طی فرایندهای تعاملی اشتراک دانش، دانش فردی کم کم تبدیل به دانش سازمانی شده و ظرفیت جذب افزایش یافته و هر چه این سطح بالاتر باشد توانایی سازمان در تولید، یادگیری و استفاده از دانش جدید افزایش خواهد یافت (Cohen & Levinthal, 1990 در Gao, 2004).
برخی از محققان از جمله سنگه (Senge, 1990 در Abhishek, 2002) معتقدند که دانش سازمانی از طریق برقراری ارتباط میان افراد و یادگیری کارکنان از یکدیگر تولید خواهد شد. نوناکا (Nonaka, 1994) نیز معتقد است از آنجائیکه کارکنان یک سازمان نقش کلیدی و اصلی در تولید دانش سازمانی را ایفا می کنند، اشتراک دانش میان کارکنان می تواند به تولید دانش در سطح جمعی کمک کند. به طور مشابه، ناهاپیت و گوشال (Nahapiet & Ghoshal, 1998) نیز مدعی هستند که دانش سازمانی در نتیجه ترکیب و تبادل دانش موجود میان کارکنان به وجود می آید.
بنابراین، از آنجایی که سرمایه های سازمانی به طور عمده در اذهان افراد نهفته است، این دانش حیاتی و مهم هنگامی در اختیار سازمان قرار می گیرد که کارکنان تمایل به همکاری و اشتراک دانش داشته باشند و افزون بر آن تمهیدات و سازوکارهای مؤثری نیز توسط سازمان در این رابطه فراهم شده باشد. همچنین، دانش بسیار باارزشی که در سازمان ها وجود دارد رو به نابودی خواهد رفت مگر اینکه سازمان از آن به خصوص از افراد و کارکنان خلاقی که بسیار مشتاق به کارگیری دانش خویش در سازمان هستند به بهترین نحو بهره ببرد و دانش و تجربیات فردی کارکنان را به دانش سازمانی تبدیل کند. کارکنانی که سازمان را ترک می کنند، دانش، مهارتها و تجارب ارزشمند خویش را نیز با خود می برند و آنهائیکه باقی می مانند ممکن است در پست های جدیدی گمارده شوند و هرگز از آن مجموعه دانشی که طی سالها در یک بخش کسب کرده اند استفاده ای نکرده و آن دانش را به دیگران نیز انتقال ندهند.
بدین ترتیب، چالشی که اکنون سازمان ها با آن مواجهند تلاش در جهت به چنگ آوری دانشی است که برتری رقابتی، قدرت خلاقیت و نوآوری و یادگیری سازمانی را در آنها تقویت و بر غنای دانش سازمانی بیفزاید، این امر نیز به وسیله ایجاد فرصتهایی در راستای به اشتراک گذاری دانش فراهم خواهد شد.

irantpm